Data och integritets­policy

1. Allmänt

Denna Integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Här beskrivs också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och personuppgiftsskydd genom att skicka ett e-postmeddelande till Kompis Assistans dataskyddsombud.

För att kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot personal, kunder och leverantörer, behöver vi behandla dina personuppgifter enligt nedan. Vi gör det med största möjliga hänsyn till din integritet

2. Personuppgiftsansvarig

Kompis Assistans EF erbjuder personlig assistans till barn, ungdomar och vuxna med funktionsnedsättning och är personuppgiftsansvarig.  När det gäller hanteringen av personuppgifter har vi ett dataskyddsombud som kan informera mera i detalj om hur vi arbetar med personuppgifter och integritetsskydd. dataskyddsombudet kan du nå via e-post: dataskyddsombud@kompisassistans.se eller genom vår växel 0771-40 45 25

3. När behandlar vi dina personuppgifter?

Tillhandahållande av tjänster
När du utnyttjar våra tjänster och väljer oss som assistanssamordnare behöver vi uppgifter som är kopplat till utförandet av din personliga assistans eller om du hyra någon av våra handikappanpassade hus. Detta är exempelvis namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer. Vi behandlar även uppgifter rörande vårdnadshavare, anhöriga och uppgifter om sociala insatser. Vi kommer dokumentera uppgifter om din hälsa, föra journal samt behandla dessa uppgifter för att utföra de rapporteringsskyldigheter vi har gentemot myndigheter.

Marknadsföring

Vi behandlar namn, adress, e-postadresser och telefonnummer från våra kunder för att kunna skicka information om våra tjänster.

Arbetssökande

När du söker anställning hos oss behöver vi också vissa personuppgifter för att kunna komma i kontakt med dig, CV, referensuppgifter. Om anställning blir aktuell kommer vi även komma att be om att ta del av utdrag från belastningsregistret.
Leverantörer och kontaktpersoner
Vi behandlar även personuppgifter som namn, e-postadress och telefonnummer för kontaktpersoner hos våra leverantörer samt myndigheter.

Efterlevnad av lagar

Personuppgifter såsom namn, telefonnummer och adress kan komma att behandlas för att uppfylla rättsliga krav från lagar eller myndighetsbeslut. Exempelvis behöver vi spara viss information i enlighet med bokföringslagen som kan innehålla personuppgifter”

Sekretess angående personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter som en del i vårt arbete att utföra personlig assistans med högsta försiktighet och garanterar, i enlighet med gällande lagstiftning, att dina kunduppgifter endast används av Kompis Assistans eller av tredje part genom personuppgiftsbiträdesavtal. De medarbetare som behöver kunna ta del av dessa personuppgifter, för att kunna fullgöra sitt arbete, omfattas av tystnadsplikt och sekretess enligt 6 kap. 12–16 §§ i patientsäkerhetslagen.

4. De lagliga grunderna för att hantera personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande personuppgiftskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder att för att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig, krävs det att den är nödvändig (1) för att fullgöra avtalet med dig eller (2) för att fullgöra en för Kompis Assistans rättslig förpliktelse. Behandlingen av dina personuppgifter får också göras (3) efter en intresseavvägning eller (4) sedan du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen.

Varför och på vilken grund hanterar vi personuppgifter?

Alla personuppgifter används för att tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster och för att kunna upprätthålla ingångna avtal. Dessutom kräver vissa lagar, bland annat inom omsorg, assistans och bokföringslag) att vi inhämtar personuppgifter.

Tillhandahållande av tjänster

Vi tillhandahåller tjänster i form av personlig assistans och hanterar i samband med det hälsouppgifter. Uppgifter om hälsa behöver vi behandla och även spara efter avslutat uppdrag till följd av överordnad lag så som LSS. Vi behandlar även data för att fullgöra vårt avtal med dig, exempelvis för att hantera dina fakturor och betalningar, för att avhjälpa fel och hantera andra incidenter, och för att hantera klagomål.
Rättslig grund: fullgörande av avtal samt rättslig förpliktelse

Marknadsföring

Vi behandlar personuppgifter om våra kunder utifrån vårt berättigade intresse av att kunna för att kunna skicka information om våra tjänster. Informations- och marknadsföringsmaterial som innehåller bilder på personer som går att identifiera inhämtar vi samtycke för.
Rättslig grund: berättigat intresse

Arbetssökande

Behandlingen av dina personuppgifter i samband med rekrytering görs utifrån vårt berättigade intresse att kunna kontakta dig för den tjänst du sökt samt att administrera rekryteringsprocessen på ett effektivt sätt. För dig som vill lämna in en intresseanmälan till kommande arbeten inom Kompis Assistans inhämtar vi ditt samtycke. för 12 månader framåt. Efter 12 månader begär vi in ett nytt samtycke om du vill att vi ska behålla din intresseanmälan. Du kan när som helst avbryta ditt samtycke.
Rättslig grund: berättigat intresse och samtycke.

Leverantörer och kontaktpersoner

Uppgifter rörande kontaktpersoner behandlar vi utifrån vårt berättigade intresse av att effektivt uppfylla och följa upp våra avtalade skyldigheter gentemot vår leverantör.
Rättslig grund: berättigat intresse

Efterlevnad av lagar

Vi behandlar data i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter t ex LSS – Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade och bokföringslagen samt alla andra gällande lagar som styr vår verksamhet
Rättslig grund: rättslig förpliktelse

5. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver utan hålls enbart så länge som krävs för att uppfylla våra ändamål och följa skyldigheter enligt lag. Vissa personuppgifter slängs direkt, annan sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag.

Kundpersonuppgifter sparas så länge du är kund hos Kompis Assistans och därefter som längst 12 månader efter det att avtalsförhållandet upphört. Undantag gäller för sådant underlag som måste sparas enligt överordnad lag, t.ex. LSS – Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade och bokföringslagen.

Arbetssökandes personuppgifter i samband med rekrytering sparas i 3 månader och gallras sedan bort i sin helhet. Arbetssökande som lämnat intresseanmälan till kommande arbeten inom Kompis Assistans inhämtar vi ditt samtycke för 12 månader framåt. Därefter begär vi in ett nytt samtycke, via den e-postadress du angivit för samtycke, om vi inte ditt godkännande till samtycke gallras dina uppgifter bort efter 30 dagar. Du kan när som helst avbryta ditt samtycke.

6. Profilering

Vi genomför ingen automatisk behandling av personuppgifter för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, som fysiska persons arbetsprestationer, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, pålitlighet, beteende, vistelseort eller förflyttningar.

7. Vem lämnar vi personuppgifter till?

Leverantörer och underleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning

Inom olika områden anlitar vi leverantörer, primärt IT leverantörer, för att kunna leverera våra tjänster till dig som kund. Det innebär att de kan komma att behandla personuppgifter om dig på uppdrag av oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter, vilket också regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal med våra underleverantörer.

När vi lämnar personuppgifter till dessa får inte personuppgifter användas om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänsten eller på de villkor som vi anger genom ett personuppgiftsbiträdesavtal. Vilket innebär att inga personuppgifter behandlas utanför EU/ESS samt att vi inte säljer några uppgifter vidare till tredje part

Myndigheter

Vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Försäkringskassan, kommuner, skatteverket, polisen eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

Avyttring

Vi kan komma att dela din information till tredje parter:

För det fall att vi säljer eller köper verksamhet eller tillgångar, kan vi komma att lämna dina personuppgifter till en potentiell säljare eller köpare av sådan verksamhet eller sådana tillgångar.

Om en väsentlig del av våra tillgångar förvärvas av en tredje part, kan personuppgifter om våra kunder komma att delas.

8. Skyddet av dina personuppgifter

Hur vi skyddar dina personuppgifter
Vi arbetar ständigt med att skydda våra kunders integritet. Vårt säkerhetsarbete omfattar skydd för personer, information, IT-infrastruktur, interna och publika nät, samt kontorsbyggnader.

Särskild uppmärksamhet ägnas åt informationssäkerhet vad gäller dina personuppgifter för att förebygga, förhindra och upptäcka att den sprids till utomstående eller går förlorade. Åtkomst till dina personuppgifter ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter. Behandling av personuppgifter loggas i våra verksamhetskritiska system.  Vi säkerställer att dina personuppgifter är skyddad med brandväggar och tillgängliga genom gedigna rutiner för säkerhetskopiering och återläsning. Vi säljer inte personuppgifter vidare till tredje part. Leverantörer samt underleverantörer vi använder får enligt personuppgiftsbiträdesavtal inte hantera personuppgifter utanför EU/ESS.

9.  Dina rättigheter

Rätt att bli raderad
Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall att personuppgifter inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera delar av dina personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning eller lagen om assistansersättning. Vi blockerar i sådana fall den personuppgifter som vi är skyldiga att spara, från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få information om vilken behandling av personuppgifter som sker och vad som är ändamålet. Det innebär att du har rätt att få veta varför dina personuppgifter behandlas, under vilken tidsperiod behandlingen pågår, vilka som tar del av den och vilka konsekvenser behandlingen får.

Du kan skriftligen, brev eller e-post, begära ett registerutdrag där du tydligt anger vilken information du vill ta del av. Vi ska besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, ska en motivering lämnas. Registerutdraget sänds till din folkbokföringsadress.

Hit kan du skicka din begäran:

E-post: dataskyddsombud@kompisassistans.se

Brev: Kompis Assistans EF, Borganäsvägen 46, 784 33 Borlänge

Rätt till rättelse

Vi har ett ansvar för att den personuppgifter vi behandlar är korrekt, men du som kund har också rätt att komplettera med uppgifter som saknas och som är relevant. Om du upptäcker felaktiga personuppgifter om dig har du rätt att begära att få detta rättat. När dina personuppgifter rättas, kommer vi att underrätta dem som vi har lämnat ut personuppgifterna till om att denna rättelse har ägt rum – förutom i de fall då det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.

Rätt till invändning

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som vi utför med stöd av intresseavvägning. Du måste då specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi anser att sådan behandling ändå ska ske, måste vi visa att det finns intressen som väger tyngre. Om personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Rätt till begränsning

Du har rätt att tillfälligt begränsa behandlingen av personuppgifter om du exempelvis motsätter dig vår behandling eller uppgifternas korrekthet. Vi kommer då enbart behandla uppgifterna i vissa begränsade syften fram tills din förfrågan har utretts.

Behandling kan t ex begränsas om det finns anledning att tro att vi har uppgifter som inte är korrekta eller om det finns anledning se över vår behandling av personuppgifter.

När du har invänt mot behandling av dina personuppgifter får vi fortsätta att behandla dina personuppgifter under den tid som kontrollen pågår.

Du inte rätt att flytta dina uppgifter om vi behandlar dessa på grund av intresseavvägning eller skyldighet enligt lag.

Anmälan av överträdelse (klagomål)
Om du anser att din data behandlas i strid med gällande regler, bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen. För mer information om hur det går till följer du den här länken: https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/dataskyddsmyndighetens-roll/klagomal/

10. Cookies

På Kompis Assistans webbsidor används cookies. En cookie är en liten textfil som lagras på din dator när du besöker en webbplats. Cookies används för vissa funktioner som förbättrar våra webbsidor för användaren eller ger oss statistik om användandet av sajten. Vi sparar ingen personlig information via cookies. Statistiken kan inte kopplas ihop med en person. Information om besökaren kan inte spåras av Kompis Assistans via cookies.

11. Kontakt med oss

Kompis Assistans är personuppgiftsansvarig och vi har dataskyddsombud hos oss. Om du vill få information om vilka personuppgifter som behandlas av oss kan du begära det skriftligt på nedanstående adress alt. till dataskyddsombud@kompisassistans.se.  Det är också till den adressen som du ska vända dig om du vill begära rättelse av felaktig eller missvisande uppgift.

Kompis Assistans
Att: Dataskyddsombud
Borganäsvägen 46
784 33 Borlänge